Office Manager/Teamassistenz (m/w/d) im Kanzleimanagement | min. 30 Wochenstunden

Du sorgst dafür, dass der Kanzleialltag strukturiert läuft, Informationen fließen und sich Team, Geschäftsführung und Mandanten auf eine verlässliche Organisation verlassen können.

• Steuerung der internen Kanzleiabläufe: Du bearbeitest die zentralen E-Mail-Postfächer und den Posteingang, priorisierst Anfragen und sorgst als zentrale Schnittstelle für die strukturierte Weiterleitung an interne Ansprechpartner
• Stammdaten- und Mandatsmanagement in DATEV: Du pflegst Stammdaten, legst Neumandate an und holst die erforderlichen Vollmachten ein
• Termin- und Kalenderorganisation: Du koordinierst die Termine des Kanzleiinhabers und der Kanzlei und pflegst das Online-Terminbuchungssystem
• Kaufmännische Assistenz: Du prüfst Eingangsrechnungen, bereitest Zahlläufe vor und erstellst administrative Dokumente für Mandanten, Banken und Versicherungen
• Organisation von Kanzleibedarf: Du kümmerst Dich um Bestellungen, koordinierst Handwerker und Dienstleister und stellst sicher, dass es im Büro an nichts fehlt
• Mitarbeit an Projekten: Du unterstützt bei Aufgaben rund um Websitepflege, Qualitätsmanagement, Marketing- und Öffentlichkeitsarbeit sowie bei der Organisation von Teamevents

• Kaufmännische Ausbildung: Du hast eine abgeschlossene Ausbildung, z. B. als Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann (m/w/d) oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung
• Berufserfahrung in der Assistenz: Du bringst mindestens drei Jahre Berufserfahrung aus einer Assistenzrolle mit, etwa als Teamassistenz oder im Office Management
• Organisationstalent: Du denkst Abläufe ganzheitlich, priorisierst Themen sinnvoll und sorgst dafür, dass Aufgaben, Informationen und Termine reibungslos zusammenlaufen
• Digitales Arbeiten: Du arbeitest sicher mit Office 365 und digitalen Prozessen; Kenntnisse in DATEV sind von Vorteil, aber kein Muss – eine strukturierte Einarbeitung ist vorgesehen
• Arbeitsweise: Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und zuverlässig, gehst gewissenhaft mit Details um und bringst bei organisatorischen und marketingnahen Themen auch eigene Ideen ein
• Kommunikation: Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse (C2), trittst freundlich und verbindlich auf und kommunizierst klar sowie souverän – Diskretion ist für Dich selbstverständlich

• Attraktive Vergütung: Wir zahlen 13 Gehälter – angepasst an Deine Erfahrung und Qualifikation
• Finanzielle Extras: Du profitierst von einem Fahrkostenzuschuss, einer betrieblichen Altersvorsorge sowie einem Zuschuss zu den Kosten für Kinderbetreuung
• Flexible Arbeitsmodelle: Du arbeitest in einem flexiblen Arbeitszeitmodell – Beginn und Ende gestaltest Du innerhalb der vereinbarten Stunden flexibel
• Mobiles Arbeiten: An bis zu zwei Tagen pro Woche kannst Du im Homeoffice arbeiten
• Weiterbildung & Entwicklung: Du erhältst individuelle Schulungen, insbesondere rund um DATEV und Kanzleiprozesse, sowie persönliche Weiterentwicklung abgestimmt auf Deine Rolle im Kanzleimanagement
• Freizeit & Erholung: Du erhältst 30 Urlaubstage im Jahr
• Arbeitsumfeld: Dich erwarten moderne Arbeitsmittel, kostenlose Kalt- und Heißgetränke, Eis im Sommer und Obst im Winter sowie ein kostenfreier Parkplatz
• Gesundheit & Mobilität: Wir unterstützen Dich mit einem Zuschuss zum Fitnessstudio und bieten Dir JobRad für Deine Mobilität
• Teamkultur: Regelmäßige Teamevents und gemeinsame Aktivitäten sorgen für gute Stimmung und Zusammenhalt